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Regolamento per l'utilizzo dei sistemi informatici

Reg. 03/2017

La progressiva diffusione delle nuove tecnologie informatiche, ed in particolare il libero accesso alla rete Internet dai Personal Computer, espone Mondo Internazionale ai rischi di un coinvolgimento sia patrimoniale sia penale, creando problemi alla sicurezza e all’immagine dell’Associazione stessa. Premesso quindi che l’utilizzo delle risorse informatiche e telematiche della nostra Associazione deve sempre ispirarsi al principio della diligenza e correttezza, comportamenti che normalmente si adottano nell’ambito di un rapporto di lavoro, Mondo Internazionale ha adottato un Regolamento interno diretto ad evitare che comportamenti inconsapevoli possano innescare problemi o minacce alla Sicurezza nel trattamento dei dati. 

  • Art. 1 Utilizzo delle chiavi di accesso
    1. Il custode delle parole chiave riservate, per l’espletamento delle sue funzioni, ha la facoltà in qualunque momento di accedere ai dati trattati da ciascuno, ivi compresi gli archivi di posta elettronica interna.
    2. Il custode delle parole chiave riservate potrà accedere ai dati ed agli strumenti informatici esclusivamente per permettere alla stessa Associazione, titolare del trattamento, di accedere ai dati trattati da ogni incaricato con le modalità fissate dalla stessa  Associazione, al solo fine di garantire l’operatività, la sicurezza del sistema ed il normale svolgimento dell’attività  associative.
    3. È necessario procedere  alla modifica della password a cura dell’incaricato del trattamento al primo utilizzo e, successivamente, almeno ogni sei mesi; nel caso di trattamento di dati sensibili e di dati giudiziari la periodicità della variazione deve essere ridotta a tre mesi (come previsto dal punto 5 del disciplinare tecnico allegato al Codice della privacy, d.lgs.vo n.196/2003) con contestuale comunicazione al Custode delle Parole chiave.
    4. Le password possono essere formate da lettere (maiuscole o minuscole) e numeri ricordando che lettere maiuscole e minuscole hanno significati diversi per il sistema.
    5. La  password deve essere immediatamente sostituita, dandone comunicazione al Custode delle Parole chiave, nel caso si sospetti che la stessa abbia perso la segretezza.
    6. Qualora l’utente venisse a conoscenza delle password di altro utente, è tenuto a darne immediata notizia al webmaster o all’incaricato che ne faccia le veci.


  • Art. 2 Utilizzo della rete di file sharing di Mondo Internazionale
    1. Le unità di rete sono aree di condivisione di informazioni strettamente professionali e non possono in alcun modo essere utilizzate per scopi diversi. Pertanto qualunque file che non sia legato all’attività associativa non può essere dislocato, nemmeno per brevi periodi, in queste unità. Su queste unità, vengono svolte regolari attività di controllo, amministrazione e backup.
    2. Le password d’ingresso alla rete ed ai programmi sono segrete e vanno comunicate e gestite secondo le procedure impartite. È assolutamente proibito entrare nella rete e nei programmi con altri nomi utente.
    3. Il webmaster può in qualunque momento procedere alla rimozione di ogni file o applicazione che riterrà essere pericolosi per la Sicurezza sia sui PC degli incaricati sia sulle unità di rete.
    4. Costituisce buona regola la periodica (almeno ogni sei mesi) pulizia degli archivi, con cancellazione dei file obsoleti o inutili. Particolare attenzione deve essere prestata alla duplicazione dei dati. È infatti assolutamente da evitare un’archiviazione ridondante.
    5. Ogni utente deve prestare la massima attenzione ai contenuti di origine esterna, avvertendo immediatamente il webmaster nel caso in cui vengano rilevati virus.


  • Art. 3 Uso della Posta Elettronica
    1. La casella di posta, assegnata dall’Associazione all’utente, è uno strumento di lavoro necessario alla vita associativa. Le persone assegnatarie delle caselle di posta elettronica sono responsabili del corretto utilizzo delle stesse.
    2. È fatto divieto di utilizzare le caselle di posta elettronica fornita da Mondo Internazionale per l’invio di messaggi personali o per la partecipazione a dibattiti, forum o mail-list salvo diversa ed esplicita autorizzazione.
    3. È fatto divieto ogni forma di registrazione a siti i cui contenuti non siano legati all’attività associativa con l’email associativa.
    4. È buona norma evitare messaggi completamente estranei al rapporto di lavoro o alle relazioni tra colleghi. La casella di posta deve essere mantenuta in ordine, cancellando documenti inutili e soprattutto allegati ingombranti.
    5. Ogni comunicazione inviata o ricevuta che abbia contenuti rilevanti o contenga impegni contrattuali o precontrattuali per Mondo Internazionale essere visionata od autorizzata dalla Presidenza, o in ogni modo è opportuno fare riferimento alle procedure in essere per la corrispondenza ordinaria.
    6. La documentazione elettronica che costituisce per l’azienda “know how” associativo tecnico o amministrativo protetto (tutelato in base all’art. 6 bis del r.d. 29.6.1939 n.1127), e che, quindi, viene contraddistinta da diciture od avvertenze dirette ad evidenziarne il carattere riservato o segreto a tutela del patrimonio dell’impresa, non può essere comunicata all’esterno senza preventiva autorizzazione della Presidenza.
    7. È possibile utilizzare la ricevuta di ritorno per avere la conferma dell’avvenuta lettura del messaggio da parte del destinatario, ma di norma per la comunicazione ufficiale è obbligatorio avvalersi degli strumenti tradizionali previo contatto con la Presidenza.
    8. Per la trasmissione di file all’interno all’Associazione è possibile utilizzare la posta elettronica, prestando attenzione alla dimensione degli allegati.
    9. È obbligatorio controllare i file attachements di posta elettronica prima del loro utilizzo (non eseguire download di file eseguibili o documenti da siti Web o Ftp non conosciuti). È vietato inviare catene telematiche (o di Sant’Antonio). Se si dovessero ricevere messaggi di tale tipo, si deve comunicarlo immediatamente al Webmaster. Non si devono in alcun caso attivare gli allegati di tali messaggi.


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